Comment bien effectuer la gestion de ses appels d’offres, afin d’optimiser ses chances de les remporter ? C’est une question que beaucoup d’entreprises se posent.
Pour vous aider dans cette démarche, nous vous délivrons dans cet article 10 bonnes pratiques à adopter pour optimiser vos chances de gagner des marchés publics.
1) Identifiez votre potentiel business et les acteurs
Pour gagner des appels d’offres, vous devez déjà avoir une bonne vision de votre marché. Comment ? En analysant les tendances de votre marché (nombre d’appels d’offres, zones géographiques dynamiques, évolution d’une année à l’autre…) ainsi que les acteurs clés du moment (maitres d’œuvre, maitres d’ouvrage et intervenants de travaux). La Business Intelligence Spigao vous permet d’obtenir l’ensemble de ces éléments sur votre marché.
2) Prescrivez vos produits & services
La phase de prescription de vos produits et services est également très importante car elle influencera le choix de la candidature retenue pour le marché. Pour cela, identifiez les marchés à fort potentiel, communiquez sur vos produits et savoir-faire auprès des prescripteurs tels que les maîtres d’ouvrages et maîtres d’œuvre, mesurez les résultats de votre prescription et ceux de la concurrence grâce à l’analyse des contenus des CCTP, disponibles via un outil de Business Intelligence. Celui-ci va étudier des milliers de DCE afin de vous apporter des informations pertinentes et exploitables en temps réel.
3) Anticipez les marchés à venir
Prendre une longueur d’avance sur ses concurrents est essentiel pour ne manquer aucun marché. Pensez donc à anticiper les marchés qui arrivent à échéance pour détecter les renouvellements et prendre ainsi les bonnes décisions en adaptant l’énergie et les ressources à déployer.
Spigao peut vous permettre de réaliser cette anticipation, en vous fournissant les documents dont vous aurez besoin comme les comptes rendus de décisions de mairie ou encore les permis de construire des différents projets.
4) Disposez d’une solution performante de gestion des appels d’offres
Disposer d’une solution de gestion des appels d’offres vous sera très utile pour identifier uniquement les marchés qui correspondent à votre activité et votre secteur géographique. Une solution complète comme Spigao vous permettra aussi de gagner du temps en chiffrant vos appels d’offres directement depuis votre logiciel d’étude de prix/devis/facturation sans ressaisie du devis et en répondant automatiquement sur les documents au format exigé par le client.
5) Intégrez les marchés dans vos outils métiers CRM/ERP
Une intégration directe de vos marchés dans vos outils métiers vous permettra de gagner du temps et d’avoir la certitude que vos données sont mises à jour en temps réel. Nous vous recommandons vivement de faire communiquer vos marchés avec vos systèmes d’information pour ne perdre aucune donnée et vous assurer une meilleure efficacité. Si vous ne possédez pas encore de CRM/ERP, nous vous conseillons d’y réfléchir, car ces outils vous apportent de réels bénéfices. Le CRM sera votre meilleur allié, notamment en matière de connaissance de vos clients. L’ERP, lui, vous permettra de centraliser l’ensemble de vos outils de travail sur une seule et même interface, et ainsi de faire communiquer vos données plus facilement entre elles.
6) Décryptez le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)
Avant de répondre à un appel d’offres, vous devez être certain que votre offre sera en adéquation avec les attentes du donneur d’ordre. Pour cela, décryptez scrupuleusement les documents du Dossier de Consultation des Entreprises afin de ne manquer aucune information essentielle. Pour vous faciliter la tâche, certains outils comme Spigao vous permettent en un clin d’œil d’avoir une vision globale des attentes de votre client grâce à la visualisation des principaux documents du DCE.
7) Préparez un dossier type pour gagner en efficacité
La phase de préparation de votre réponse à l’appel d‘offres est une étape importante. Pour gagner en temps et en efficacité, nous vous conseillons de rédiger un dossier de candidature type. Attention, celui-ci devra être personnalisé en fonction du marché et des éléments demandés par le pouvoir adjudicateur.
8) Adaptez, valorisez et mettez en forme le mémoire technique
La partie rédaction du mémoire technique est un exercice qui, nous le savons bien, n’est pas des plus appréciés. Pourtant, cette étape est essentielle. Le mémoire technique doit être qualitatif, tant sur le fond que sur la forme. Retrouvez nos conseils pour l’optimiser à travers cette infographie.
9) Analysez vos performances
Pour être efficace dans la gestion de ses affaires, il faut aussi savoir prendre du recul et analyser ses performances, puis les comparer à celles de ses concurrents. Pour cela, suivez vos statistiques de marchés gagnés et perdus, ainsi que les avis d’attribution afin d’obtenir toutes les informations sur les marchés remportés par vos concurrents via une plateforme de gestion des appels d’offres comme Spigao.
10) Montez vos équipes en compétence vers la maitrise des règles de la commande publique
Enfin, pour mettre toutes les chances de votre côté de remporter des marchés, nous vous conseillons de former vos équipes à la réglementation de la commande publique. En effet, les règles relatives aux marchés publics évoluent sans cesse, et les maitriser vous permettra d’avoir une longueur d’avance sur vos concurrents et d’améliorer vos performances de veille et de réponse. Si le sujet vous intéresse, découvrez notre formation marchés publics dédiée.
